Pour agences immobilières, conciergeries et bailleurs
Logiciel d'état des lieux en ligne conforme loi ALUR
ROOMSELL est le site d'état des lieux pensé pour le terrain : réalisez vos états des lieux d'entrée et de sortie sur tablette ou téléphone, même sans réseau, avec photos justificatives, relevés de compteurs, signature électronique du locataire et rapport PDF envoyé en un geste.
Pourquoi les agences choisissent ROOMSELL
Conforme ALUR
Structure standardisée des pièces, équipements et compteurs.
Hors-ligne natif
Tout fonctionne sans réseau. Synchronisation au retour de la connexion.
Tout-en-un agence
Biens, bailleurs, locataires, planning et exports — au même endroit.
Données isolées
Chaque agence garde ses données chez elle. Sécurité au niveau base.
Voir ROOMSELL en action : tutoriel état des lieux complet
De la création du bien à la signature du locataire, suivez un état des lieux réel réalisé avec ROOMSELL : saisie des pièces, photos, compteurs, clés et génération du rapport PDF.
Qu'est-ce qu'un état des lieux en ligne ?
L'état des lieux est le document contradictoire qui décrit, pièce par pièce, l'état précis d'un logement au moment où le locataire y entre puis au moment où il le quitte. Il est obligatoire pour toute location vide ou meublée à usage de résidence principale, et il constitue la seule preuve recevable pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Un état des lieux en ligne remplace le formulaire papier par une saisie directe sur tablette ou sur téléphone, avec photos intégrées et signature électronique des deux parties.
Concrètement, l'agent ouvre le logement dans l'application, parcourt les pièces dans l'ordre proposé et qualifie chaque élément : porte d'entrée, plafond, murs, plinthes, sol, électricité. Chaque constat est accompagné d'un état (neuf, bon état, état d'usure, mauvais état) et, si nécessaire, d'un commentaire et d'une ou plusieurs photos. Les relevés de compteurs d'eau, de gaz et d'électricité, y compris la distinction heures pleines et heures creuses, ainsi que le nombre exact de clés, badges et bips remis, sont consignés au même endroit.
À la fin de la visite, le locataire signe directement sur l'écran, le rapport PDF complet est généré sur place et envoyé par e-mail. Le dossier reste archivé dans l'espace de l'agence, consultable par le gestionnaire comme par le responsable, et réutilisable tel quel lors de l'état des lieux de sortie.
État des lieux papier ou logiciel en ligne : ce qui change vraiment
Avec un support papier, l'agent note à la main, prend des photos avec son téléphone, puis passe une heure au bureau à recopier, trier les images et mettre en page le document. Les photos se perdent, les écritures sont illisibles, les pages se perdent et la comparaison entrée / sortie devient un exercice de mémoire. C'est précisément là que naissent les litiges sur le dépôt de garantie.
Avec ROOMSELL, la ressaisie disparaît. La saisie est enregistrée en continu, sans bouton à presser, et chaque photo est rattachée à l'élément qu'elle justifie. Le rapport est mis en page automatiquement, scellé par une empreinte numérique infalsifiable et horodaté. À la sortie, la comparaison est immédiate : vous voyez l'état constaté à l'entrée en face de l'état constaté à la sortie, avec les photos des deux visites.
Le résultat mesuré chez nos utilisateurs : environ 45 minutes économisées par dossier, des rapports plus complets, et une position bien plus solide face à un locataire qui conteste une retenue.
Comment réaliser un état des lieux en ligne étape par étape
- 1
Créer le bien et le dossier
Adresse, type de logement (T1, T2, T3…), numéro de logement, bailleur et locataire. Les coordonnées du locataire (téléphone, e-mail, nouvelle adresse) sont enregistrées pour l'envoi du rapport et la restitution du dépôt de garantie.
- 2
Parcourir les pièces
Chaque pièce se déplie l'une après l'autre avec sa liste d'éléments standard. Vous ajoutez à la main ce qui est spécifique au logement et ignorez ce qui n'existe pas.
- 3
Photographier les constats
La photo se prend directement depuis l'application et reste attachée à l'élément concerné. Elle est compressée automatiquement pour que le rapport final reste léger et lisible.
- 4
Relever compteurs et clés
Eau, gaz, électricité avec heures pleines et heures creuses, puis le détail des trousseaux, badges et bips remis au locataire.
- 5
Faire signer et envoyer
Chaque locataire signe sur l'écran avec la mention « lu et approuvé ». Le PDF est généré sur place et envoyé immédiatement, même si la connexion revient plus tard.
Questions fréquentes sur le logiciel d'état des lieux ROOMSELL
Un état des lieux en ligne a-t-il la même valeur juridique qu'un état des lieux papier ?
Oui. La loi ALUR du 24 mars 2014 et le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 imposent un contenu et une forme, pas un support papier. Un état des lieux réalisé en ligne, établi de façon contradictoire et signé électroniquement par le bailleur ou son mandataire et le locataire, a exactement la même force probante. ROOMSELL produit un document PDF reprenant toutes les mentions obligatoires : type d'état des lieux, date, adresse du logement, identité des parties, relevés des compteurs, nombre de clés et description pièce par pièce.
Le logiciel fonctionne-t-il sans connexion internet ?
Oui, c'est le cœur de ROOMSELL. Les caves, parkings souterrains, combles et logements en zone blanche n'ont presque jamais de réseau. Toute la saisie, les photos et les signatures sont enregistrées dans la mémoire de la tablette ou du téléphone, puis envoyées automatiquement sur votre espace agence dès le retour du réseau. Aucune saisie n'est jamais perdue, même si la batterie tombe ou si l'application se ferme.
Combien de temps prend un état des lieux avec ROOMSELL ?
Un T2 se réalise en 25 à 35 minutes contre 1 h 15 en moyenne avec un support papier recopié ensuite au bureau. Le gain vient de la suppression totale de la ressaisie : le rapport PDF est généré et envoyé au locataire avant même d'avoir quitté le logement.
Comment les photos sont-elles utilisées en cas de litige ?
Chaque photo est rattachée à un élément précis (mur du salon, plan de travail, joint de douche) et intégrée au rapport PDF en annexe. Le document est scellé par une empreinte numérique infalsifiable qui garantit qu'aucune photo ni aucun texte n'a été modifié après la signature. C'est cette traçabilité qui fait la différence lors d'une contestation du dépôt de garantie.
Peut-on faire un état des lieux de sortie à partir de celui d'entrée ?
Oui. L'état des lieux de sortie reprend la structure et les constats de l'entrée pour comparer chaque élément et identifier précisément ce qui relève de la vétusté normale et ce qui relève d'une dégradation imputable au locataire.
Le logiciel gère-t-il les colocations ?
Oui, plusieurs locataires peuvent être saisis et signer chacun séparément sur l'écran, avec la mention « lu et approuvé » reportée dans le rapport final.
Ressources
Passez vos états des lieux en ligne dès aujourd'hui
Créez votre espace agence gratuitement et réalisez votre premier état des lieux dématérialisé en moins de dix minutes.